Velocizza le procedure all’arrivo con il pre check in dell’ospite

Velocizzare le operazioni di arrivo con il pre check in dell’ospite minimizzando il periodo di permanenza in reception con l’ospite e rendere più piacevole l’arrivo da un lungo viaggio sono due buoni motivi, ma non gli unici, per dotare il proprio sito di un servizio di pre registrazione dell’ospite. E’ un sistema che le grandi catene hanno implementato da tempo: quando torni in un qualsiasi albergo della struttura ti basta confermare con la carta d’identità chi sei perché sappiano tutto di te.

Sembra banale ma io l’ho sempre trovata una necessità nel settore alberghiero, odio arrivare e dover compilare moduli, scrivere e dover fare su carta cose che avrei già potuto fare in ufficio da una tastiera.

Scegliere quale servizio implementare per il pre check in

Esistono vari servizi oltre al nostro di soluzioni per il pre check in dell’ospite: averlo integrato nella CRM consente di poter mettere in opera molte altre funzionalità oltre a quella della registrazione. Perché anche la fase di preventivazione, conferma e check out possono essere gestite in maniera semplice ed integrata. In ogni caso la soluzione alla base è l’utilizzo di un modulo strutturato che raccolga tutte le informazioni necessarie alla registrazione dell’ospite richieste dalla questura e dal comune.

Come funziona il pre check in

L’uso di una CRM risolve anche il problema dell’acquisizione legalmente validata del dato: quando l’utente compila il modulo avviene sia la verifica della proprietà dell’indirizzo email che si sta registrando sia la richiesta da parte di quest’ultimo dell’accettazione della politica di privacy adottata dalla struttura. Questo come la comunicazione della modalità di trattamento e dell’impegno di non cessione  a terzi sono una garanzia che dobbiamo sempre dare al cliente. Se poi questi dati li raccogliamo attraverso un gestionale sarà possibile anche automatizzare la trasmissione di questi dati a terzi che hanno invece il dovere di essere informati semplificando la procedura di segnalazione di presenza del viaggiatore a seconda delle norme vigenti. Di rito vanno trasmesse a questura e comune e sempre più spesso questi sistemi vengono dotati di API che possono essere utilizzate per automatizzare questi processi. 

Quali altre funzionalità può fornire

Dal Momento in cui il nostro cliente ha confermato la sua prenotazione e ha autorizzato il trattamento dei dati e l’invio di comunicazioni possono essere automatizzati vari altri passaggi che avvengono di norma manualmente o sono del tutto assenti: 

Informazioni sui servizi della struttura

è possibile configurare l’invio di una o più email che spiegano nel dettaglio i servizi che la struttura rende disponibili. In questo modo può essere messo in giusto risalto il ristorante, la qualità della SPA, i servizi aggiuntivi e così via.Più il nostro sito è completo di informazioni e dettagli più ne potremo dare all’ospite prima del suo arrivo usando il materiale presente sul sito.

Informazioni in tempo reale durante il soggiorno

Un classico esempio nei resort di mare è l’invio del menù con la foto del pescato del giorno che permette al cliente di preordinare il suo menù di pranzo o cena. Questa funzionalità semplifica e ottimizza il lavoro della cucina e consente di dare un servizio a valore aggiunto al nostro ospite. Alla stessa stregua possono essere segnalati eventi o altre attività direttamente e solo agli ospiti presenti in quel determinato periodo.

Email di cortesia per ricordare il soggiorno

Una email che ricorda orario previsto di check in (automatizzato) con il link a google maps con la posizione precisa del nostro albergo e il numero di telefono della reception recapitata la sera prima della partenza è un bel biglietto da visita per l’ospite. Può essere inviato anche un SMS a seconda del sistema che si decide di implementare, in ogni caso una piccola attenzione che rende la vita più semplice a chi ci deve raggiungere.

Accesso al parcheggio, ai varchi e password della wifi

Se la struttura dispone di soluzioni per l’accesso ai varchi via smartphone può essere automatizzato il processo di generazione e assegnazione della chiave digitale. In questo modo l’ospite riceve prima la chiave e le spiegazioni sull’uso della app che gli consentirà di entrare nel parcheggio o attraversare i varchi.

Check out e conto da pagare online:

Dalla CRM è possibile generare il conteggio finale del soggiorno, renderlo un documento su carta intestata e recapitarlo all’ospite direttamente via email. A seconda delle configurazioni è possibile sia il semplice pagamento tramite paypal che qualsiasi altra forma di pagamento la struttura decide di implementare. In questo modo l’ospite viene nuovamente facilitato ad evitare assembramenti o attese per l’uscita dalla struttura dovendo provvedere solo al pagamento o, se l’ha fatto online, nemmeno a quello. Il che velocizza il lavoro della reception e rende ancora più digitale la struttura.

Posso configurare da solo il pre check in online?

Il punto di partenza è un modulo online: esistono svariati plugin di wordpress che possono essere utilizzati per farlo. Noi offriamo vari tipi di soluzione integrabili su qualsiasi sito, sia wordpress che di altro tipo. Il massimo della potenza lo si ottiene installando HUB Spot perché sia il motore centrale del sistema attraverso il quale gestire i propri moduli sul sito.