Perché passare a Google Workspace

Scegliere il servizio email: Google Workspace perché è meglio di un servizio gratuito

Esistono molte soluzioni adottabili per la mail aziendale ma va tenuto sempre presente un fattore fondamentale nella scelta: le piattaforme che forniscono servizi email gratuiti non si prendono alcuna responsabilità sul funzionamento, la continuità e l’affidabilità del servizio: questo mette sempre a rischio sicurezza e affidabilità, non ce lo si può permettere. Per questo è necessario avvalersi di un servizio a pagamento che non solo garantisca continuità e stabilità ma che prevede, in caso di problemi, un’assistenza certa e rapida. 

Nel Nostro caso abbiamo da sempre adottato workspace come soluzione per i nostri partner proprio per la sua affidabilità, sicurezza e scalabilità

Scegliere l’abbonamento adatto alla propria azienda

Detto che il servizio di Google non si limita ad offrire solo l’indirizzo email ma una vera e propria suite di software e applicazioni per la produttività la scelta del proprio abbonamento va ponderata in base alle esigenze: se inizialmente non serve avere tantissimo spazio di archiviazione e non si faranno hangout con oltre 100 invitati va sicuramente bene la Business Standard per iniziare. Di sicuro passando gli anni e aumentando le esigenze è sempre possibile effettuare degli upgrade senza perdere le configurazioni man mano fatte al sistema.

Effettuare la migrazione del vecchio account

La piattaforma Google workspace consente di scegliere quali account importare e, se si son lasciate le mail sul server originale consultandomi con la web mail o attraverso un client che non sia configurato per cancellare dal server le vecchie email, è sufficiente inserire i parametri POP o SMTP, user e password e provvederà workspace stessa a spostare e far trovare tutte le mail nel nuovo account. Se per ottimizzare i costi si attiveranno meno caselle è possibile importare anche più account in un solo nuovo indirizzo centralizzando così tutto il patrimonio di contenuti dell’azienda su un solo utente.

Con questa procedura è possibile spostare anche la rubrica con tutti gli indirizzi e numeri di telefono.

Se invece le mail si trovano sol in locale su un client la soluzione più semplice è quella di aggiungere a quel client temporaneamente il nuovo account gmail.  Si può quindi poi spostare manualmente tutto l’archivio dal vecchio al nuovo account trascinando le cartelle fisicamente. Una volta terminata la migrazione consiglio di togliere dal client gmail e di avvalersi sempre della webmail che è sempre più ben organizzata e strutturata .

Quanti account è necessario configurare su Google workspace

Eccezion fatta per aziende grandi e strutturate è possibile partire da un solo indirizzo. Grazie alla possibilità di gestire gli alias è possibile inviare e ricevere, avvalendosi sempre di un unico indirizzo, di indirizzi nominali e personali. Se tutti accedono a questo indirizzo di staff è sufficiente configurare gli alias, anche in risposta, dall’opzione impostazioni dell’account. Se invece vogliamo che le mail personali siano recapitate all’indirizzo personale non aziendale del nostro collaboratore è possibile avvalersi delle regole per creare un inoltro automatico di tutte le mail indirizzate alla determinata persona. Basterà aggiungere il usi indirizzo nella sezione inoltro, confermarlo attraverso il codice che riceverà via email e impostare una regola di inoltro selezionando il comando “filtri” presente in gmail.

Come rendere sicura la propria email

Detto che workspace dispone di vari sistemi di doppia autenticazione l’opzione che consiglio di utilizzare sempre per prima è quella via cellulare: un sms con il codice di autenticazione vi avvertirà sempre se qualcuno cerca di accedere al vostro account e sempre grazie a quel numero che è meglio sempre indicare sarà possibile per l’assistenza dare supporto e aiutare il recupero della propria casella in casi di attacchi o frodi.  

Una volta settato il cellulare è comunque sempre utile e consigliabile installare e configurare authenticator che via app fornisce real time un sistema di generazione di codici univoci affidabile e sicuro: con queste due opzioni configurate e un indirizzo secondario di recupero (come si suol dire avere cintura e bretelle) saremo sicuri sia che sia quasi impossibile violare il nostro account sia che, ci fossero mai problemi, riusciremo sempre e rapidamente a riprendere il controllo del nostro account.

Cosa cambierà per la mia azienda usando worksuite

Il primo cambiamento è quello inerente i client di posta: passare ad una webmail potente ed intuitiva elimina il primo di una serie di software che rallentano il computer e che spesso richiedono assistenza e configurazioni. A questo si aggiunge per gli utenti la possibilità di utilizzare sempre tramite il solo browser di tutta la suite office a cui siamo abituati: dall’editor di testo ai fogli di calcolo alle presentazioni. Grazie a Google Drive è possibile passare in cloud anche tutto il contenuto dell’hard disk rendendo facile lo smart working e garantendo mobilità e possibilità di accesso alle informazioni a tutto il team usando uno strumento che può essere gestito da pc, tablet o smartphone.

Centralizzare un documento significa poter collaborare e lavorare tutti insieme, anche in tempo reale, sul medesimo file senza necessità di invii via email di allegati e doppie o triple copie del medesimo file. Gli strumenti che workspace rende disponibili coprono tutte le esigenze di lavoro di una azienda media e, ad eccezione di programmi specifici che necessitano un’installazione locale, il nostro team potrà operare sempre e dovunque limitando il rischio di perdita di dati o di attività malevole provocate da virus. 

Cosa succede quando non sono connesso ad Internet

Questi programmi sono completamente gestibili, grazie alle estensioni, anche offline: gli stessi documenti su cui lavoriamo più spesso possono essere resi disponibili offline per poter continuare a lavorare e ad editarli, ad esempio, anche in aereo in modalità offline. Appena l’apparato tornerà connesso sarà workspace ad occuparsi di aggiornare le modifiche e renderle disponibili nel file originale consentendo all’operatore di concentrarsi sul suo lavoro e non perdere tempo ad aggiornare gli altri con “l’ultima versione delle modifiche”

Posso configurare da solo workspace?

Per quanto la piattaforma sia estremamente semplice e molto ben organizzata è sempre meglio rivolgersi ad un partner certificato che sia in grado di valutare e settare al meglio ogni funzionalità in base alle esigenze aziendali. Oltre alla prima configurazione sono spesso necessarie modifiche, aggiunta di servizi o altri interventi che, avendo a disposizione un tecnico preparato, sono di facile e rapida soluzione e limitano la possibilità di commettere errori su una piattaforma che è un vero e proprio server di gestione da far amministrare ad un sistemista.

Se sei interessato ad implementare Google Workspace nella tua azienda trovi qui il nostro servizio dedicato alle piccole aziende che vogliono sfruttare al massimo tutte le potenzialità di workspace. Puoi anche fare la nostra formazione mirata per rendere autonomo il tuo team per operare al meglio con gli strumenti Google.